Leietakers rettigheter ved tilbakelevering av næringseiendom

Leiekontrakten begynner å nærme seg slutten og virksomheten skal flytte. Det er mange utfordringer dere som leietaker kommer til å møte. Et av de klassiske problemene som dukker opp er tilbakelevering av lokalene til utleier. I denne gjennomgangen vil vi se litt på noen av utfordringene.

Tips en venn:

Din kommentar

 

Tips oss på tlf. 21951000

Det finnes tre aktuelle og meget praktiske problemstillinger når det gjelder tilbakelevering av næringslokaler etter leieforholdet slutt.
• Leieobjektets standard ved inngåelse av leieforholdet,
• Leietakers løpende vedlikehold i leieperioden og
• Standardreduksjonen som følge av alminnelig slit og elde.

Leieobjektets standard ved inngåelse av leieforholdet
Hvilken standard næringslokalene har ved leieforholdets begynnelse er av avgjørende betydning for hva utleier kan kreve av leietaker ved tilbakelevering av næringseiendom. Likevel ser man at dette, i mindre grad enn for eksempel fjerning av endringer gjort i lokalene, blir gjort til et forhandlingstema i kontraktsforhandlingene. Det er særskilt i leietakers interesse å få fastslått hvilken standard lokalene har og skal ha for å unngå tvist med utleier i etterkant.
Husleielovens § 10-2 2.ledd: “Er ikke annet avtalt, skal husrommet med tilbehør være ryddet, rengjort og i samme stand som ved overtakelsen, bortsett fra den forringelse som skyldes alminnelig slit og elde, og de mangler som utleieren selv plikter å utbedre.”
Det er utleier som i hovedsak regulerer hvilken standard lokalene skal ha ved tilbakelevering. Utleier kan kreve at alle endringer foretatt i leieperioden skal tilbakeføres til det opprinnelige, eller at lokalene skal tilbakeleveres “as is”. Det finnes imidlertid begrensninger i utleiers adgang til å kreve tilbakeføring i husleielovens § 10-2 3. ledd, dersom dette vil medføre uforholdsmessige omkostninger eller urimelig verditap for leietaker. Leietaker har også krav på vederlag for vesentlige forbedringer som er påført lokalene, jf. husleielovens § 10-5.

I standardkontraktene som nesten systematisk benyttes i leieforholdene der det har vært en megler inne i bildet reguleres forholdet litt annerledes. Ofte tas det i disse kontraktene høyde for slit og elde. Lokalene skal da ofte tilbakeleveres i vesentlig samme stand som ved overtagelsen. Dette medfører at så lenge leietaker gjennomfører forsvarlig vedlikehold av lokalene i leieperioden aksepteres det som må oppfattes som ordinær reduksjon av standard ved tilbakelevering. Dette betyr at leietaker må være bevist på sin vedlikeholdsplikt. Dette kommer vi tilbake til nedenfor.

Tips: Ta bilder før du flytter inn
Uavhengig av hvilke avtale som ligger tilgrunn for leieforholdet tilsier forpliktelsene at det må foreligge en bevisst og spesifikk beskrivelse av hvordan lokalenes standard er ved inngåelsen av leieforholdet. Både bilder og annen dokumentasjon på hvordan lokalet visuelt ser ut bør være bilag til kontrakten. Dette vil være spesielt viktig ved leie av eldre lokaler og dersom leiekontrakten skal gå over lang tid. Både leietakerrådgivere og flere meglere råder leietaker til å kreve at slik dokumentasjon foreligger ved signering av leieavtalen. Foreligger ikke slik dokumentasjon fra kontraktsinngåelsen er det å anbefale at overtagelsesbefaringen benyttes til å etablere denne dokumentasjonen. Det er også viktig å dokumentere underveis i leieforholdet de endringer og forhold som oppstår. Leietaker bør i størst mulig grad ta bilder for å dokumentere tilstanden, for eksempel etter utført vedlikehold. Ved leie av nybygg er det som regel uproblematisk å finne ut hvordan standarden var ved overtakelse, gjennom spesifikasjonene og byggebeskrivelsene til entreprisekontrakten.

- Følg opp reklamasjoner
I tilfellene der leietaker overtar leielokalene etter at de er nye eller nytilpasset er det viktig at leietaker følger opp reklamasjoner mot utleier. Dette har både betydning i forhold til hvorvidt mangler som egentlig er reklamasjoner blir forhold leietaker må rette ved tilbakelevering frem i tid, og i forhold til at lokalene skal leveres med de kvaliteter som følger av leieforholdet ellers. For utleier er det like viktig at leietaker benytter sin reklamasjonsrett. Dette da utleier ofte har det tilsvarende reklamasjonsansvar ovenfor utførende entreprenør. Utleier vil fort miste sin rett til å få mangler rettet som følge av at det ikke er reklamert innenfor reklamasjonsfristen. Hvis leietaker oppdager mangler ved det utførte, og ikke varsler dette videre vil utleier allikevel bli identifisert med leietaker i forhold til når reklamasjon skulle vært gjennomført.

Men hva er så leieforholdets begynnelse? De kommersielle leiekontraktene er i de fleste tilfeller ment å skulle vare i et lengre tidsrom, ofte opp mot 30 år. I løpet av denne perioden vil avtalen bli forlenget eller reforhandlet/fornyet flere ganger, ofte med et nytt overtakelsestidspunkt. Det er i disse tilfellene viktig å være oppmerksom på at dersom det gjennomføres en ny overtakelse er dette det nye tidspunktet for vurdering av lokalenes standard, dersom det ikke spesifikt presiseres i avtalen at standarden ved det første leieforholdet skal legges til grunn. Hvis ny leiekontrakt etableres, og det dermed etableres et ”nytt” overtagelsestidspunkt er det viktig å definere hvilke standard lokalene har ved oppstart for det nye leieforholdet.

Leietakers vedlikehold av lokalene
Leietakers plikt til vedlikehold av lokalene i leieperioden er regulert i husleielovens § 5-3

I utgangspunktet er det utleier som er ansvarlig for vedlikehold både utvendig og innvendig jf. husleielovens § 5-3. Ansvaret for det innvendige vedlikeholdet overføres imidlertid som oftest til leietaker i kommersielle leiekontrakter. Det blir da en tolkning av kontrakten som må ligge til grunn for vurderingen av om leietaker har oppfylt sin plikt til vedlikehold. Flere og flere utleiere bistår leietaker i utvikling av en vedlikeholdsplan for å sikre at vedlikeholdet gjør at leielokalene lettere kan leies ut i den stand de overtas fra leietaker ved leieforholdets avslutning. Flere større leietakere krever også at denne vedlikeholdsplanen skal tas in som del av kontrakten. Dette for å defienere klart hva som inngår som del av leietakers vedlikeholdsplikt. Dette kan være lurt, ikke minst hvis man klarer å definere tak for vedlikeholdskostnaden.

Det er viktig å være oppmerksom på at vedlikeholdsplikten er løpende. Reparasjoner må gjennomføres når behovet oppstår. Mer forebyggende vedlikehold som sliping av gulv osv, kan gjøres i intervaller. Dersom vedlikeholdsplikten ikke overholdes kan leietaker bli ansvarlig for betydelige utbedringskostnader ved leieforholdets slutt.

Utleier må i disse tilfellene normalt sett akseptere at lokalene påføres det som defineres som “alminnelig slit og elde” slik det fremholdes i Husleielovens § 10-2 2.ledd, så fremt vedlikeholdsplikten ellers er overholdt fra leietakers side. Dette omfatter etter ordlyden alminnelig slitasje ved bruk av lokalene etter deres og leiekontraktens formål.

Standardreduksjon som følge av “alminnelig slit og elde”
Det er viktig at leietaker sørger for at utleier i kontrakten aksepterer tilbakelevering med alminnelig slit og elde. Utleier må da akseptere at de utleide lokaler ved tilbakelevering ikke lenger har samme standard som ved leieforholdets begynnelse. Hva lokalene er benyttet til vil være et moment i vurderingen av hva leietaker må akseptere. Dersom lokalene er benyttet til industriell virksomhet vil dette medføre mer slitasje enn et lokale benyttet til lagervirksomhet. Kontrakten vil i alle tilfeller måtte angi formålet med bruken, slik at en spesielt belastende virksomhet ikke bør komme overraskende på utleier. Utleier har også mulighet til å kompensere for en høyere grad av slit og elde gjennom forhøyet husleie. Dette vil være en form for aksept av risiko og bør nedfelles i kontrakten.

Uavhengig av hvilke utfordring man møter i forbindelse med tilbakelevering er dette systematisk ett spørsmål om økonomi og ikke et spørsmål om å ta frem malekost og gulvleggerutstyret. Hvis man ikke har gjennomført sitt vedlikehold løpende i leieforholdet vil det sjelden lønne seg å flikke ved tilbakelevering. Utleier vil ofte ha bedre tilgang til ressurser til oppgradering av lokalene, og kan også ha en glede av de midler som skal benyttes til tilbakestilling i forbindelse med tilpasning til ny leietaker.

Nytt Estate Lokaler

Les den online her