Hvordan velge lokaler

Hva er viktig å vurdere når bedriften skal velge nye lokaler? Noen tenker bare på å få nytt tak over hodet, slik at de ansatte kan jobbe ufortrødent videre. Andre ser på flyttingen som en endringsprosess med store muligheter.

Tips en venn:

Din kommentar

 

Tips oss på tlf. 21951000

Det nærmer seg utløp av leiekontrakten, derfor begynner administrerende direktør å sjekke alternative lokaler på nettet. Han printer ut tre annonser og ber sekretæren gjøre avtaler med næringsmeglerne slik at han kan få komme på visning. I løpet av en hektisk ettermiddag flyr direktøren på visning sammen med sekretæren. De er skjønt enige om at det siste lokalet var best, og noen uker senere er kontrakten signert.
- Er det slik man skal gå frem?

Positive endringer
- Definitivt ikke. Det er riktignok mange som ser på det å bytte lokaler som en ren flytteprosess. Men det fornuftige er å tenke på flyttingen som en mulighet for positive endringer som kan øke bedriftens konkurransekraft, svarer sivilingeniør Margrethe Foss i Multiconsult.
Hun forteller at det er forholdsvis vanlig å knytte flyttingen opp mot organisatoriske endringer, for eksempel ved at organisasjonen skal slankes eller utvides. Noen fokuserer også på at flyttingen til nye lokaler skal bidra til en ny bedriftskultur, eksempelvis at det skal satses mer på teamwork. Dette kan blant annet oppnås ved å gå fra cellekontorer til åpent landskap.

Involvere der ansatte
- Uansett hva siktemålet er med flyttingen, vil vi råde bedriftsledelsen til å involvere de ansatte. Sett sammen en brukergruppe med personer som er knyttet til kjernevirksomheten. Få med både typiske JA-mennesker og folk som er mer skeptiske av natur for å få spennvidde i synspunktene, sier Foss.
Hvis ikke de ansatte involveres i valg av nye lokaler, har hun erfaring med at misnøyen vil spre seg raskt.
- Det er avgjørende å få frem hva som er viktig for de ansatte ved valg av nye lokaler. Men samtidig må man være oppmerksom på at mange ønsker fra ansatte er kostnadskrevende. Derfor er det viktig å skille mellom "Nice to have" og "Need to have", påpeker hun.

Tenk på signaleffekten
Første trinn er å finne ut hvor bedriften skal flytte, og da er det selvsagt en fordel å finne et sted hvor de ansatte vil trives. Hvordan er lokalene plassert i forhold til offentlig kommunikasjon? Finnes det parkeringsmuligheter? Hvordan er servicetilbudet i nærområdet?
- Det er også bra hvis lokalene gir nærhet til kundene. I tillegg bør ledelsen tenke over hvilken signaleffekt det gir at bedriften flytter til et bestemt område, sier sivilingeniør Ina Grieg Eide, som jobber sammen med Margrethe Foss i Multiconsult.
- For noen gir det helt feil signaler å flytte til Aker Brygge. For disse kan det kanskje være hensiktsmessig å flytte til et mer nøkternt område, sier hun.

Ha god tid
Eide anbefaler å planlegge flyttingen i god tid før leiekontrakten utløper. Selv om "alt går", mener hun det gir større fleksibilitet å være tidlig ute.
- Hvis man er sent ute, blir det for eksempel ikke tid til ombygginger. Dessuten er det en kjensgjerning at påvirkningsmulighetene er størst i begynnelsen. Hvis noe skal endres på i ettertid, blir det som regel veldig dyrt, påpeker hun.
Den største utfordringen er kanskje å finne frem til korrekt produkt til riktig pris. Noen velger å bruke et eksternt konsulentfirma for å få profesjonell bistand til å velge nye lokaler, mens andre føler de har kompetansen inhouse.
Hun anbefaler uansett å ha med en person med teknisk kompetanse på visningen - ikke bare for å sjekke den tekniske tilstanden, men også for å stille de riktige spørsmålene. I tillegg kan vedkommende bidra til vurderingen om man får rett produkt til rett pris.
- En viktig oppgave er å bringe på det rene hva som bør spesifiseres i leieavtalen.

Nytt Estate Lokaler

Les den online her